Assistant.e administratif.ve – Coordination administrative et comptable

Mission principale

L’assistant.e administratif.ve assure le lien entre l’équipe commerciale/opérationnelle et le service comptabilité afin de garantir une gestion administrative et comptable claire, organisée et conforme aux règles en vigueur.

La personne aura un rôle clé dans le suivi des achats, la collecte des justificatifs, le contrôle des documents administratifs et le suivi des relances.

Détails des missions

1. Suivi des achats et collecte des justificatifs

Comprendre et suivre les achats effectués par l’entreprise.

Rechercher et récupérer les tickets de caisse et justificatifs manquants.

Organiser les documents administratifs liés aux dépenses.

Identifier et attribuer la bonne nature de dépense aux achats effectués.

2. Gestion administrative des freelances

Collecter les factures des freelances et prestataires.

Vérifier la conformité des factures.

Contrôler les documents administratifs obligatoires des freelances et prestataires.

S’assurer que les documents sont transmis dans les délais.

3. Contrôle des justificatifs comptables

Vérifier mensuellement les tickets et justificatifs manquants.

Contrôler leur conformité avec les règles comptables et administratives.

Suivre les délais demandés par l’équipe comptable concernant la récupération et la transmission.

4. Relances administratives et suivi fournisseurs/clients

Effectuer des relances téléphoniques auprès des clients concernant les paiements.

Contacter les fournisseurs, freelances ou assistants afin de faire corriger les erreurs administratives ou comptables.

Assurer le suivi des demandes jusqu’à leur résolution.

5. Suivi administratif général de l’entreprise

Apprendre et comprendre le fonctionnement administratif global de l’entreprise.

Être capable d’assurer le suivi administratif sur différents sujets opérationnels.

Assurer le suivi administratif de la flotte de véhicules : organisation des documents, classement, contrôle des pièces obligatoires et vérification que tous les documents nécessaires sont bien à jour et disponibles.

Factures d’eau, d’électricité ou de télécommunications.

Gérer les démarches administratives liées aux contrats : ouverture de nouveaux contrats, suivi des renouvellements, résiliation de contrats.

Contacter les différents interlocuteurs externes afin de résoudre les problèmes administratifs rencontrés.

6. Gestion du courrier et organisation administrative

Réceptionner le courrier physique.

Trier, classer et distribuer les documents reçus.

Assurer une organisation administrative claire des documents papier et numériques.

Qualifications recherchées

Français

Anglais B1 minimum

Bonne organisation et rigueur.

Bon relationnel et capacité de suivi.

Capacité à communiquer avec différents interlocuteurs.

Conditions

Poste en présentiel uniquement, sur site à Bobigny 93000 (Paris Nord-Est)

Temps partiel : 2 à 3 jours par semaine.

Travail en coordination avec les équipes opérationnelles et comptables.